3 dicas para fazer uma prestação de contas

A realização de um projeto aprovado em edital envolve uma porção de etapas. Dentre elas, uma pode parecer especialmente assustadora: a prestação de contas. Afinal, se for reprovada ou aceita com ressalvas, ela pode virar uma dor de cabeça para a pessoa ou grupo proponente. Devolução do dinheiro, impossibilidade de participar de outros editais ou mesmo responsabilização por improbidade administrativa são algumas das consequências possíveis. 

Porém, apesar de ser criteriosa, a prestação de contas não é tão complicada assim, se bem compreendida. Vamos começar pelo começo? 

O que é a prestação de contas? 

A prestação de contas é uma comprovação formal de que seu projeto foi realizado de acordo com o que foi proposto e dentro dos objetivos e critérios do edital. Geralmente, ela toma a forma de um documento com comprovantes de despesas e outros materiais que atestam a realização do projeto: fotos, vídeos, material gráfico e jornalístico, produtos gerados, relatos, entre outros. 

De modo geral, podemos separar a prestação de contas em duas partes: a financeira e a descritiva, que chamaremos de relatório de ações.  

A prestação de contas financeira vai detalhar como os recursos do projeto foram gastos e se esse uso está de acordo com o orçamento enviado previamente, quando for o caso. Para isso, cupons fiscais, contratos e outros comprovantes de pagamento são essenciais.  

Já o relatório de ações é um texto detalhado que vai apresentar o que foi feito no projeto. É importante, nesse ponto, retomar os objetivos e metas levantados na proposta enviada para o edital, para mostrar se e como foram alcançados. Aqui, os registros das ações são relevantes. 

Agora que sabemos do que se trata a prestação de contas, vamos a algumas dicas para passar por ela sem tanto sufoco: 

1. Consulte o que o edital diz sobre a prestação de contas 

Apesar das prestações de contas terem várias características em comum, cada edital costuma especificar como essa etapa deve ser feita, ou seja, apontar o que a entidade financiadora quer saber sobre a execução do seu projeto. Alguns editais, por exemplo, exigem apenas uma prestação de contas simplificada, sem tanto detalhamento ou documentação. Já outros preveem prestações de contas parciais, que devem ser entregues no decorrer da execução. 

Então, o primeiro passo é procurar por essas especificações no próprio edital ou no site do financiador. Nesse momento, vale ter atenção com o que se precisa preencher na relatoria, além das datas importantes, prazos e padrões de apresentação. 

2. Tenha a prestação de contas em mente durante todo o projeto 

Por ser a última etapa antes do encerramento do projeo, pode parecer que a prestação de contas é feita só ao final da execução – mas isso não é verdade! O pensamento em torno dela deve orientar todas as ações realizadas, desde o primeiro dia. Afinal, a relatoria é, basicamente, um relato do que já passou. 

Pense bem: para informar quantas pessoas participaram de uma oficina ou espetáculo, é necessário colher essa informação de alguma forma no dia do evento, certo? Portanto, será preciso definir, ainda no planejamento, a maneira de fazer isso: lista de presença, ingressos e contagem de público são algumas das opções nesse caso. 

Outro ponto importante é que toda a equipe deve ter conhecimento das normas e procedimentos previstos no edital, para que a relatoria saia segundo o exigido. Devemos informar a quem faz as compras, por exemplo, o que deve constar nas notas fiscais. Já o pessoal da produção deve estar ciente dos registros necessários para cada atividade – fotos, vídeos, listas de presença, depoimentos, etc.  

3. Registre tudo e mantenha os documentos organizados 

A organização é peça-chave para uma prestação de contas bem feita, facilitando o trabalho final de sistematização do relatório. Se não registradas e guardadas em um lugar adequado, informações simples, como a data de uma atividade, podem se perder e ser difíceis de resgatar. 

Portanto, crie formas de organizar tudo o que coletar e reunir para a prestação de contas. Use planilhas para controlar os gastos e registrar movimentações, crie lembretes para redigir os relatórios das ações logo após sua realização, faça cópias, digitalize e guarde os cupons fiscais originais em pastas, use pastas sanfonadas, arquivos e outros organizadores que te ajudem a localizar o que precisa.  

Também é essencial guardar esses documentos por um tempo depois da entrega da prestação de contas. Alguns editais podem solicitá-los novamente por um período que chega a dez anos após a execução do projeto, em alguns casos. 

Quer saber mais sobre a prestação de contas de projetos aprovados em editais? Assista à Oficina de Prestação de Contas para Iniciativas Comunitárias, do Periferia Viva na Tora!, que baseia esse conteúdo:

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