Planejamento, monitoramento, avaliação, sistematização e compartilhamento. Cinco termos que mais parecem saídos de um manual do universo corporativo, mas também têm importância na lida diária das organizações da sociedade civil. E muita: são processos essenciais para a gestão e produção de conhecimentos em iniciativas sociais e culturais, ainda que muitas vezes se misturem nas atividades diárias sem que haja uma separação tão clara. 

Com base em nossa cartilha 5 palavrões, buscamos apresentar cada um desses passos, relacionando-os ao trabalho de instituições e grupos que atuam por causas de interesse público, sem, no entanto, tentar esgotar o assunto ou propor uma receita de bolo. Afinal, cada iniciativa tem suas especificidades, seus recursos e sua dinâmica de trabalho – e já explora, à sua maneira e de forma mais ou menos aprofundada, as dimensões mencionadas. 

Primeiro passo: planejamento 

O planejamento é algo que faz parte dos aspectos mais corriqueiros da nossa vida cotidiana.  Planejar é fazer uma lista de compras antes de ir ao supermercado, é anotar na agenda as reuniões da semana que vem. Em organizações sociais, o planejamento é essencial desde as ações mais simples até as mais ousadas e complexas.  

Para um bom planejamento, é necessário conhecer o contexto social sobre o qual as atividades vão incidir, a fim de que elas sejam coerentes com as necessidades e características daquela comunidade ou grupo. Além disso, sempre que possível, é interessante promover a participação dos sujeitos envolvidos no processo, que podem trazer seu conhecimento do cotidiano das situações, em um ambiente de discussão franca e contribuição mútua. 

Segundo passo: monitoramento 

Uma atividade em andamento é sempre um monte de coisas acontecendo ao mesmo tempo. Seja em uma organização bem estruturada ou em um grupo com poucos integrantes, é comum que haja várias iniciativas simultâneas ocorrendo em espaços diversos, com muitas pessoas responsáveis e mil e um desdobramentos. Do ponto de vista da gestão e da produção de conhecimento no cotidiano das instituições, como acompanhar todas essas atividades?  

As práticas de monitoramento têm o objetivo de verificar, de forma contínua e ininterrupta, o andamento das diferentes atividades ou projetos. Esse acompanhamento pode ser feito de maneira autônoma pela própria equipe, como um procedimento de coleta e registro de informações bastante simples, mas sistemático e organizado.  

É importante, também, que o monitoramento seja pensado para além do aspecto formal de promoção da transparência ou prestação de contas. Afinal, ele não serve apenas para informar sobre o uso dos recursos: também nos ajuda a chegar onde queremos, ou seja, a alcançar os objetivos das nossas ações. 

Terceiro passo: avaliação 

Em termos muito simples, a avaliação pode ser definida como a construção de momentos reflexivos que permitem aos indivíduos uma análise de determinado contexto ou situação, para daí redirecionarem suas ações a partir do aprendizado proporcionado por aquela experiência.  

A avaliação não é nenhum bicho de sete cabeças: não precisa ser feita por especialistas, não é necessariamente baseada na hierarquia e pode acontecer de forma contínua. Vários espaços e ações cotidianas podem adquirir um caráter avaliativo: uma reunião entre os profissionais envolvidos em um projeto, uma consulta a outros grupos parceiros, um grupo de discussão, etc. 

Para uma boa avaliação, as informações coletadas ao longo do monitoramento são indispensáveis. Com esses dados em mãos, é possível, então, transformar e aperfeiçoar as diretrizes, métodos e procedimentos de um projeto ou organização, bem como influenciar a tomada de decisões. 

Quarto passo: sistematização 

Na correria do trabalho diário, uma das grandes dificuldades das organizações sociais é sistematizar as experiências realizadas em seus projetos e programas, passo essencial para a produção de conhecimentos. Sistematizar, de modo geral, significa lançar um olhar organizado sobre aquilo que fizemos ou estamos fazendo. Em outras palavras, trata-se de reconstruir e registrar os eventos ocorridos em um projeto para que se tornem passíveis de compartilhamento.  

Além disso, a sistematização é fundamental para consolidar os principais aprendizados possibilitados pela experiência. Com o trabalho de síntese, esses conhecimentos não se perdem e podem circular entre as áreas e projetos, em diferentes momentos históricos e junto a outras organizações e parceiros. 

Quinto passo: compartilhamento 

Como vimos argumentando, é fundamental que as experiências vivenciadas nos projetos de uma organização social sejam sistematizadas e se tornem métodos de trabalho; mas também é essencial que esses métodos sejam disseminados e compartilhados amplamente na sociedade. 

As reflexões que surgem a partir da experiência em programas e projetos sociais são de grande valia para outras instituições que trabalham com públicos semelhantes ou buscam desenvolver práticas similares. Para uma organização ou projeto em fase de formação, por exemplo, é essencial contar com a experiência já acumulada em seu campo de atuação.  Além disso, um processo efetivo de compartilhamento pode fazer com que os aprendizados adquiridos se tornem referência para a construção de políticas públicas

A disseminação de conhecimentos em rede, a partir de trocas e articulações institucionais, é um caminho para tornar esse processo mais fácil e consistente. Outra possibilidade é buscar financiamento específico para o compartilhamento de metodologias, tanto junto a organizações de fomento quanto junto a governos. 

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Para ler se aprofundar no tema, acesse e baixe a cartilha 5 palavrões: reflexões e experiências de gestão e produção de conhecimento em iniciativas sociais.